【放工後更精神】高效率時間分配法 文字


打工仔日做夜做,好多時就算OT一個星期都未搞得掂個project,但係咪咁就代表做咗好多嘢呢?其實又唔一定,可能只係你喺時間分配方面出現左問題,繼而令到你啲野好似做極都未做完。一於參考吓Google 全球合作夥伴總監 Thomas Davies 研發的四分法,睇吓幫唔幫到你輕鬆分配工作量啦!

1. 檢閱行事曆
將工作分類前,首先要check吓你的schedule,review吓過去呢個星期你所參與過的會議、最近完成、正在進行和即將開展的工作,整理出一張to-do list,依照工作列表,按時間和緊急程度去工作是step 1!

2. 四分法
接住就可以將工作內容分成四類,不同階層的員工,會有不同的分類,一個普遍文員的分類大約係咁 :
員工管理 (例如團隊訓練、經驗與技能傳授、與上司面談)
商業運作 (例如開會、公司營運分析)
事務性內容 (例如回覆電郵、睇文件)
公司代表 (例如見客)
四分法可以讓你清楚自己都將時間花在哪些工作內容上,讓你能更有系統咁規劃每一日的工作行程,而非盲目咁埋頭苦幹。

以下仲有一啲小貼士助你提升工作效率。

貼士1:盡可能將鐘意的事同唔鐘意的事混雜埋一齊做
打工就人人都唔鐘意,但如果將你擅長或者有興趣的工作領域配合一啲煩悶的公務一齊解決,一定能夠事半功倍。例如你花了好長的時間在財務報表上,當你感到吃力煩躁的時候,可以撥啲時間在一啲好快就可以完成的簡單工作上幫助恢復活力,咁唔單止可以完成更多的工作,更可以在不同的工作內容上取得平衡,提升工作效率。

貼士2:要勇敢說「不」
黃金四分法必須配合適當取捨才能發揮效用,例如究竟做簡報定開會比較高效益呢 ?咁就睇你的priority點樣分喇!你必須清楚邊啲工作要放先,邊啲仲有時間可以慢慢做,自然就可以更有條理咁分類出工作內容的效益等級啦!

以上呢個四分法絕對唔係鼓勵你避開嗰啲無聊的工序去提升工作效率,而係等你知道自己究竟鐘意同唔鐘意哪些工作項目。不時把你喜歡的工作內容安插在行程中,為沈悶的工作增添一份期待,讓你能正面地面對一切工作的瑣碎事,自然就提升到工作效率啦!

文:Noelle

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