【職場小貼士】Email禮儀潛規則 文字


打工仔每日都要覆成十幾廿個email,應該對send email的種種格式跟文法瞭如指掌,但其實send email的禮儀,唔係只限於內容的書寫,標題、收件人設定等都有佢嘅學問,電郵禮儀的潛規則,你又知幾多呢?

1. 標題要清晰直接
好多時,對方睇唔睇你封email,就係取決於電郵的標題。一個好的標題,一定要夠曬簡單直接、一矢中的地道出電郵的重點,甚或寫上是來自邊間公司,為求令收件人清楚知道你的目的和電郵的重要性。如果個標題含糊不清,對方好容易就會忽略,miss左你封email架喇!

2. 打招呼要專業
我知好多ABC打招呼時都鐘意懶係casual咁嗌「hey guys」或者「yo」,但在職場上,用email同別人溝通都係formal啲好,用番「Dear Mr/Ms」、「Dear all/everyone/colleagues」點都好啲嘅。另外,無論幾熟都好,都盡量唔好用別人的簡稱開頭,例如「Dear KC」等等。你想對方感受到你的誠意,就要先尊重對方嘛!

3. 慎重選擇收件人
決定回覆時,要慎重思考係咪所有人都有必要知道你的信息,如果唔係的話,只選回覆發件人便可,無謂為其他人造成困擾。另外,有時候有啲文件可能只限公司某部門的同事查閱,這時就要更小心選擇收件人。

4. 回覆電郵以告知收到信息
而家啲人興已讀不回,但在職場上收到email,就不能夠已讀不回喇!即使只係一個告知大家幾點鐘開會的電郵,都應該回覆一句「well informed/noted with thanks」,對方自然就會覺得你係一個有交帶又有禮貌的同事啦!

5. 適當使用感嘆號
Send email唔同whatsapp,唔需要經常使用感嘆號,甚至emoji。只要用純文字表達最重要的信息就足夠,唔好做太多多餘又無謂的舉動,顯得email的語氣同行文用字informal又不夠成熟。

6. 使用專業的電郵地址
電郵地址代表用家的身份,因此,一個好的電郵地址,應該包含用戶的名字,以便收件人一睇就知道電郵是來自何者。同時,電郵地址亦唔需要改得太複雜,嗰啲咩「hellokitty520」、「meowmeowiloveu」等電郵ID,留番大家上交友網先用啦!

7. 保持文章的可閱性
撰寫email時,務必使用易讀的字體,例如Arial、Calibri、Times New Roman ; 字體大小約12 ; 顏色為黑色。如果想highlight重點,可於重點字眼用紅色,或underline,對方自然睇得舒服,又get到main point啦!

8. 寄出前要核對郵件
語文再好的人,都會有唔小心的時候。緊記send email 出去前花少少時間做proofreading,自然就可以減少錯漏,比人一個嚴謹處事的印象啦!

9. 最後才加上收件人電郵
好多人都試過唔小心send錯email,或者未打好、未加附件就左send。其實呢啲意外唔係避免唔到嘅,大家可以在setting設定undo send,或者等寫完email、校對過,確定沒問題之後,再加上收件人電郵,咁就唔怕寫到一半唔小心send左出去啦!

Send email就係人都識,但係咪個個都知道撰寫電郵的注意事項呢?唔知唔緊要!睇熟曬以上咁多個send email禮儀的潛規則,包你下次識做啦!

文:Noelle

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