【職場懶人包】7個你未必知的gmail功能


打工仔日日都要check成千上萬個email,email越多功能當然就越好,做起野上嚟都有效率啲嘛!咁唔知好多人用開的gmail,又有咩我地仲未發掘到嘅功能呢?
1. 收回寄出的郵件
雖然話就話講出口嘅野,就好似潑左出去的水一樣收唔番,但send email就可以比你後悔!只要在gmail setting中啟動undo send的功能,再較埋可收回郵件的時限,咁就算唔小心手快快send錯左野,或者突然之間醒起有野未打都冇有怕啦!


2. 回覆所有人
想在電郵回應所有收件人,reply all的功能實幫到你!等你唔洗又重新copy過啲電郵地址,但啟動左reply all功能就要非常小心!明明剩係想覆上司一個,變成回覆全公司的人就瘀爆喇!

3. 自動回覆電郵
放假唔想覆email?但又要通知番對方幾時會覆到佢 ? 只要開啟vacation responder功能就得啦!唔洗花時間check同覆email,寄件人又可以清楚知道我們的工作時間和得到回應,掂曬!

4. 授權他人使用帳戶
打工仔個個都忙到死,唔得閒每個email都覆到,呢個時候,就可以授權家人或者同事幫忙處理郵件。只是在setting中grant access to your account一欄按add another account,再輸入授權者的電郵地址,得到認證後,對方就有權讀取、發送和刪除你的郵件架喇!

5. 善用聯絡人資訊
Gmail所顯示的聯絡人資料,可以方便大家即時打電話、傳訊息比對方,亦能迅速搵番上次的附加檔案文件,提高工作效率。

6. 自訂郵件簽名
以前玩blog、玩論壇的時候,都鐘意自訂簽名同閃圖,gmail同樣可以做得到!只要在signature一欄自訂字體、顏色或圖片,以後send email就唔洗次次都要打下款嗰欄啦!

7. 匯入其他email account
Gmail 唔單止支援自己的電郵,大家仲可以在gmail使用公司帳號或其他的郵件帳號。只要在accounts and import中的send email as,加入你其餘使用中的電郵地址即可 ! 而發送到你任何一個account的郵件,一樣會寄番去gmail裡面!十分方便!

Email差不多係每個打工仔每日都必用的文書工具,古語有云 : 工欲善其事,必先利其器,想提高工作效率,就必先從每日都用到的email入手!

文:Noelle

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