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【OL 必學系列】學Excel應該由基本學起


要說學習Excel,我們能夠接觸到的教學,很多時候都會直接教操作(快捷鍵之類)、功能或算式。但可能我已經算係一個老屎忽的關係(80後的稀虛,orz…),我深信有一個好的應用概念,比起直接學習功能、操作或算式都來得重要。畢竟現在網上的資源很發達,要學功能操作或算式都很容易,教了這麼多人Excel,我發現令人卻步的往往都是「什麼時候應該用什麼」這個基本的概念。我們今次就談談Excel基本的概念吧。

可以做到什麼,什麼時候應該用
簡而言之,Excel是用來記錄資料,或者簡單的表格分析、比較等,記錄資料後亦可以直接從資料匯出成為報告或清單。例如,營業記錄可以做營業報表給老闆、出糧佣金記錄可以做糧單給同事、銷售記錄可以做銷售單給顧客等。

若你打算用Excel來做信件、文件之類,相信很大機會事倍功半,當然,你可以做到的。

重要的事只做一次
這個是一個很重要的概念,相信亦是本文重點,你的Excel根基。

知道應該用Excel來做什麼後,我們就可以計劃如何做這個資料記錄表了。說穿了其實很簡單,就是「所有有機會重覆的資料只輸入一次」。

例如,做銷售記錄,客戶的姓名、電話、地址、會員編號等,應該只輸入面次。往後需要用到的就只有會員編號,即是以你不需要每次都輸入客戶的姓名、電話、地址為大前題的情況下去計劃這個Excel了。到我們要匯出銷售單或者做報告時,就從客戶表格去抽取相應資料。由此可見,如此簡單的記錄,就已經需要兩個表格了 —— 「銷售表格」及「客戶表格」。

再進一步,我們銷售產品的話,就會有需要加入「產品表格」,若產品有分類別的話,則會再加入「產品分類表格」。以上的舉例是亂來的,要加多少,一定要視乎實際情況而定,例如「產品分類表格」就很有機會是多餘的。

我個人建議,若然你要做的Excel是較複雜及有機會長遠都會用的話,最好先用紙筆畫要個關係圖出來,然後再開始做會較好。而剛開始最好求其做,試下試實際情況是否已考慮清楚,才正式開始做,有了這個習慣,你的Excel功力將會慢慢累積,到時就可以變出更多的應用,令你的仕途更順暢。

給每一單不重覆的資料加上編號
有了上述的思維,我們就會知道,每個資料表都會為我們最終的成品貢獻一定程度的資料,所以我們要為每一單資料加上一個終身編號,例如我說「9527」你就會知佢叫「華安」,員工的身世簡介則會是「塵世中一個迷途小書僮」等。編號應該是獨一無二的,一個概念,華府總不會有兩個「9527」,香港都不會有另一個人跟你的身份證號碼會是一樣的,就是這樣簡單。


這個編號對關係圖的設計非常緊要。

關係圖的設計
用文字表達這個概念是比較吃力的,因為實際情況大多會較多變化,我們下次再繼續探索。歡迎來電郵討論。

各位其實可以積極啲,想討論、發問,歡迎留言或電郵,小弟知無不言。

文:Karl
做管理做到上癮的金融機構管理層,乜都識少少,信奉小學雞管理理念,對於office的應用有少少見解,實為辦公室裡的Solution Center。曾為各類型機構舉辦培訓課程,亦曾為本港暢銷電腦集誌撰寫Excel教學專欄。各位打工仔或者老闆比面的話叫聲「Karl仔」就可以了。
Email: superchan08@hotmail.com


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