升級MS Office 員工生產力即時倍增


若然你是公司的管理層,請回想一下你現在辦公室,同事們正在用什麼版本的OFFICE?三年前,若然你的答案是 OFFICE 2013 或更早期的版本的話,我認為問題不大。若然今年都是同樣答案,我絕對建議你考慮升級。

放心,本文並不是SPONSOR文章,只是單純從管理及生產力角度看升級OFFICE的好處而已。我們希望為各位老闆可以省錢之餘又增加辦公室的生產力,所以會一連數期為大家提供一些建議。而打工仔亦可早點完成手頭上的工作,準時收工享受一下WORK LIFE BALANCE的生活。

現在工作的公司,管理層於兩年多前轉用了OFFICE 365作為公司的電郵系統,而眾所周知,OFFICE 365是每月付費的,當然可以年繳,唯沒有太大DISCOUNT,但會計部大概會容易一點BOOK數吧。轉用初期,和其他老闆分享時,他們都會有一個很直覺的反應,「就是要比一輩子的錢?」、「資料安全嗎?」,還有就是「到時唔用就很麻煩」。

付一輩子的錢
以上的問題當然需要考慮,唯其中的「付一輩子錢」的問題乃係最直接觸動老闆神經的,那既然我們談到付錢,就談談錢吧。

我工作的同一間公司,以前租用一間香港算是出名的技術支援公司的電子郵件託管服務,每年約港幣$40,000元左右,同事們在手機、平版、桌機的OUTLOOK,都會有用到電郵的機會,然後,同事A用了GOOGLE CALENDAR、同事B用了電話其他日歷App,然後同事C就需要用EXCEL 記錄會議室的預約。PROJECT MANAGEMENT又另外找個軟件;想整內聯網又無資源及人手;仲要有幾十萬個WHATSAPP GROUP。對於一個管理人員來說,以上種種問題其實都在蠶食這個辦公室的生產力。以30位員工計算,其實用OFFICE 365都只是每年$35,000元(30人×$97×12月),兩者價錢都會按員工人數加減而增減,反而前者沒有小人手的彈性。

如何提高員工的生產力?
說完一大輪,就讓我們回到提升員工生產力的層面吧!個人認為,說能夠提升10%-30%的生產力其實不過份,至於能夠提升至何種地步,則要視乎員工對於office的基本功有多深厚了。

舉例說,Office365最新版本的Word是分別不大的,但說到Excel,分別就大了。例如Pivot可以Joint Table,不用先Lookup整合資料再做Pivot,不要看輕這是個步驟,對於一般複雜的資料,就已經能省最少半小時的資料整合。還有就是Power Pivot、Power Query等等功能。還有,較舊版的Office可是連sumifs這個function都沒有的,當然可以用其他方法計算同一個結果,但對於員工的基本功要求,又相對提高了不少了。

又例如,以Outlook來說,個人認為都方便了不少,程式穩定了不少,合併Office365後更只能以方便來形容。日歷、Book房、One Drive、Share Point 等功能的確可以為管理人員省卻不少煩腦。

對於老闆及知規部門來說,Office365的功能可說更方便了,例如我想找所有員工的電郵裡,包含對手公司名稱的所有電郵,透過Admin Panel可以輕鬆辦到。管理同事的去留亦變得相當簡單。若然公司有多過一個Domain,要全部轉用Office365亦不用續個Domain收錢,其實是相當值得花點時間去研究的。

總結
這篇只是筆者在現職的辦公室實戰後的心得分享,以價錢、功能、總體的整合程度來說,站在管理的角色上來說,Office365可以說是超值的選擇。當然還有不足,例如Microsoft Team的Chat and Channel不可以簡單backup,這是相當的美中不足,但總體來說還是推介的。


文:Karl
做管理做到上癮的金融機構管理層,乜都識少少,信奉小學雞管理理念,對於office的應用有少少見解,實為辦公室裡的Solution Center。曾為各類型機構舉辦培訓課程,亦曾為本港暢銷電腦集誌撰寫Excel教學專欄。各位打工仔或者老闆比面的話叫聲「Karl仔」就可以了。


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